El email sigue siendo la herramienta de comunicaciones escrita más usada en negocios hoy por hoy. Las personas no son concientes de ello hasta que el email deja de funcionar correctamente.
Correos corporativos
Hay básicamente 2 maneras de obtener correos corporativos y en ambas se requiere que seas propietario del dominio que quieres utilizar en tus casillas. Por ejemplo, en la casilla contacto@websmart.cl, la última parte debe corresponder a tu dominio o subdominio. En Chile, debes comprar tu dominio en www.nic.cl. Tu correo corporativo puede gestionarse a través de tu servidor de hosting (donde alojas tu sitio web) o a través de terceros.
Correos gestionados por terceros
Existen varias empresas especializadas en el servicio de correos, entre ellas las más conocidas son Google a través de su servicio Google Suite y Microsoft a través de su servicio Office365.
En ambos casos, la empresa debe pagar por cada casilla alrededor de US$5 mensual. Las ventajas de estos servicios son incluir cada uno su suite ofimática y la gran capacidad de espacio disponible para cada casilla.
Correos gestionados por tu servidor
Si tienes un sitio web, lo más probable es que hayas contratado un servicio de hosting para alojarlo. En el mismo servidor podrás gestionar tus casillas de correos sin costo adicional, que es una gran ventaja, especialmente si manejas muchas cuentas de correo bajo tu dominio. Algunas de las desventajas de usar tu hosting es que no tienes acceso a las suites ofimáticas y muchas veces el espacio contratado se queda corto y debes cambiar de plan. Si creces mucho en espacio llegará un momento en te convenga cambiarte a un proveedor externo para el manejo de tus correos. Aquí viene la importancia de los protocolos de conexión para las casillas.
Antes de configurarse en tu Outlook o tu programa de cliente de correo favorito, las casillas de correos debe crearse en el servidor, con su respectivo username y contraseña de acceso. En el servidor, las casillas se crean sin definir el protocolo de conexión, este se define al momento de configurar la casilla en el cliente.
Protocolo de conexión IMAP
IMAP es el acrónimo para Interchange Mail Application Protocol. Al configurar tu cuenta como IMAP, tu cliente de correos creará un espejo de lo que existe en el servidor para tu casilla. Es decir que lo que crees en el servidor, aparece en tu dispositivo y lo que borres en tu dispositivo se borrará en el servidor.
Este tipo de conexión tiene la gran ventaja de la sincronización automática en todos los dispositivos que usen la casilla (tu PC de la oficina, el de tu casa, tu celular, etc). La desventaja es que las casillas tienden a acumular información de manera indefinida y se transforman en un closet donde van quedando todas las cosas que uno no está seguro de botar por si algún día sirven de algo, desde cosas tan nimias como promociones y registros de apps, hasta cosas más serias como facturas, notificaciones de pagos, etc. Esto significa que podrías, a la larga, superar el espacio contratado en tu cuenta de hosting.
La otra desventaja es el alto uso de ancho de banda y –en empresas con muchas casillas– la cantidad de conexiones concurrentes, ya que para funcionar correctamente, el cliente de correos se está conectando constantemente al servidor para sincronizarse, lo que se debe multiplicar por la cantidad de dispositivos y cuentas. Si tuvieras 10 casillas y 3 dispositivos por casilla, serían 30 conexiones que podrían llegar a superar la cantidad que tu servidor soporta. Eso implicaría que tu sitio web no esté disponible para tus potenciales clientes.
Protocolo de conexión POP o POP3
POP es el acrónimo de Post Office Protocol y opera exactamente como si de una casilla de correos física se tratara, es decir, tu aplicación va al servidor, descarga los correos y guarda una copia en el dispositivo haciendo de esta manera innecesario conservar la copia en el servidor, por lo que tienes la opción de borrar la copia del servidor una vez descargado.
Este tipo de conexión permite mantener tu servidor despejado, sin superar el espacio contratado aún con muchas casillas. Tampoco tendrás problemas límites con tu ancho de banda ni límites por conexiones concurrentes.
¿Qué pasa si quiero descargar mis correos en varios dispositivos?
Hay un truco muy sencillo para conseguir esto. Si tienes 3 dispositivos, en sólo uno de ellos debes configurar al cliente de correos para “eliminar los correos del servidor una vez descargados”, pero debes indicarle que los borre después de una semana de que los haya descargado. Esto dará tiempo más que suficiente para que los descargues también desde tus otros dispositivos.
